24 Fragen in fünf Abschnitten. Nicht danach sortiert, was ein Werkzeug kann, sondern
danach, woran seine Einführung in einem Unternehmen in der Schweiz, Deutschland oder
Österreich üblicherweise scheitert.
Wer steht im Vertrag – die europäische Tochter oder die Muttergesellschaft im Ausland?
☐
Welches Recht gilt, und wo ist der Gerichtsstand?
☐
Gibt es eine Anschrift und einen Menschen, den Sie im Streitfall erreichen?
☐
Bei Anbietern ausserhalb der EU: ist ein Vertreter nach Art. 27 DSGVO benannt?
2. Datenschutz
6 Punkte
☐
Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor, und ab welchem Tarif?
☐
Ist der Serverstandort genannt – und wählbar oder nur zugesagt?
☐
Sind die Unterauftragsverarbeiter öffentlich gelistet, mit Benachrichtigung bei Änderungen?
☐
Sind Ihre Eingaben vom Training ausgenommen – standardmässig oder erst nach Opt-out?
☐
Welche Löschfristen gelten, auch für Sicherungskopien und Protokolle?
☐
Brauchen Sie für diesen Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
3. Abrechnung und Beschaffung
5 Punkte
☐
Rechnung auf das Unternehmen, mit ausgewiesener Mehrwertsteuer?
☐
Zahlung per Rechnung möglich, oder nur Kreditkarte?
☐
Wie werden Preise pro Nutzer, pro Verbrauch oder pro Kontingent berechnet – und was passiert bei Überschreitung?
☐
Kündigungsfrist und Laufzeit: monatlich, jährlich, automatische Verlängerung?
☐
Preisgarantie für die Laufzeit, oder Anpassung jederzeit?
4. Betrieb und Sicherheit
5 Punkte
☐
Gibt es eine Rechteverwaltung und Single Sign-on?
☐
Lassen sich Konten zentral entziehen, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
☐
Gibt es ein Protokoll darüber, wer was eingegeben hat?
☐
Liegt eine unabhängige Zertifizierung vor (ISO 27001, SOC 2), mit Geltungsbereich und Datum?
☐
Wie wird über Sicherheitsvorfälle informiert, und in welcher Frist?
5. Ausstieg
4 Punkte
☐
Kommen Sie an Ihre Daten heraus – vollständig, in einem brauchbaren Format?
☐
Was passiert mit den Daten nach Vertragsende, und wann genau?
☐
Sind Ergebnisse auch ohne das Werkzeug weiterverwendbar, oder liegen sie in einem geschlossenen Format?
☐
Wie gross wäre der Aufwand für einen Wechsel in zwei Jahren?
Die drei Punkte, an denen es meistens hängt
Erstens der Auftragsverarbeitungsvertrag: im kostenlosen Tarif gibt es ihn fast nie, und
der Pilotbetrieb läuft trotzdem schon mit echten Daten. Zweitens die Abrechnung – viele
Anbieter stellen ausschliesslich auf Kreditkarte um, was in der Beschaffung mancher
Unternehmen schlicht nicht vorgesehen ist. Drittens der Ausstieg, an den beim Kauf niemand
denkt und der zwei Jahre später den Wechsel verhindert.
Keine Rechtsberatung. Diese Liste ordnet Fragen; ob ein Einsatz zulässig und sinnvoll ist,
entscheiden Sie mit den dafür zuständigen Stellen in Ihrem Haus. Siehe
Haftungsausschluss.